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ボイスチャットと音声コミュニケーションの特徴

テレワークが進む中、企業の内部においても音声によるコミュニケーションに関心が注がれています。
オフィスに在籍時には、普通にあった雑談やちょっとした相談の重要性が見直されてます。

内閣府による「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」でも、テレワークのデメリットとして「社内での気軽な相談・報告が困難」と回答する割合が高い傾向にあります。

参考)内閣府:第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査


人同士の言葉によるコミュニケーションは、
「聞く」と「話す」から交わされる”音声コミュニケーション”と
「読むと」と「書く」で交わされる”文字(テキスト)コミュニケーション”に分類できます。

ビジネスシーンで、電話連絡やちょっとした声掛けなどの報連相は音声コミュニケーションになります。
一方メールやテキストなどでのやり取りは文字(テキスト)コミュニケーションにあたります。

今回は音声コミュニケーションの特徴とテレワークでの音声コミュニケーションツールであるボイスチャットについてご案内します。

■ 音声コミュニケーションの特徴

◇記憶に残る

一般的に文字(テキスト)より音声のほうが記憶に残りやすいと言われています。
音声が言葉だけではなく発信者の感情やニュアンスも同時に伝えられることから記憶に残りやすくなります。
つまり発信者側の主観を伝えやすいのが音声コミュニケーションbンです。
音声のやり取りでは
「〇〇は怒っているようだ」
「〇〇は楽しんでいるようだ」など、
言葉の意味と同時に感情も同時に受け手に伝わることから受け手の記憶に残ります。
一方文字(テキスト)は客観的な事実を伝えることに適していますが記憶に残りにくい反面、
何度でも見返せる長所があります。

◇時間と労力がかからない

メールやチャットと比較して音声によるやり取りは相互理解を育んだり結論を出すまでの時間は短い傾向があります。複雑な問題になるほどその傾向は強いといえます。
ほとんどの人はキーボード等で文字を入力するより、声に出すほうが早く簡単に発信することが得意です。
また電話での通話や打ち合わせ時におこなわれる音声のやり取りは同じ時間を共有する同期型コミュニケーション(速報性が高い)です。
メールやビジネスチャットなどは非同期型コミュニケーション(速報性が低い)スタイルからくる結果です。
同期型コミュニケーションは非同期型より短時間で済みます。

◇ながら聴きが可能

受け手側からの視点では、何かをしていると同時に情報を受け取る場合、目で受け取る文字ベースの情報と比べ耳で聞く情報のほうが簡易に理解することが可能です。
音声情報は何かをしながら受け取ることが容易です。
情報を受け取る(聴く)側から考えると音声による情報は効率の良いコンテンツといえます。

「ながら聴き」の需要は急速に増加しており、様々な企業が「ながら聴き」のマーケットに参入しています。
プロのナレーターにより本の朗読サービスであるAmazonAudible(オーディブル)などはその代表です。

◇ストレス解消につながる

リクルートキャリア社の調査結果によると雑談が少ない人ほど仕事上のストレスを抱えている割合が多いとの結果が出てます。
参考サイト:株式会社リクルートキャリア「新型コロナウイルス禍における働く個人の意識調査」

すべての音声コミュニケーションがストレスを軽減するわけではありませんが、ちょっとした悩みなども抱え込むのではなく誰かに話すことでスッキリすることもあります。
「誰かに話したらスッキリした」という経験は誰にもあるのではないでしょうか。

◇正確に伝わらない可能性がある

良いことづくめの音声による情報伝達ですがデメリットもあります。
音声で聞いただけではわかりにことがよくあります。
特に日本語には同音異義語が多くあり、その傾向はより強くなります。
「交渉」と「考証」
「解説」と「開設」
「好機」と「後期」
などビジネスシーンで口に出す用語でも同音異義語は多数あります。
音声のみでやり取りしていると受け手は理解しずらい、もしくは解釈を誤って受け取ることが往々に起こりがちです。
前述しましたが、主観を伝えるには音声によるコミュニケーションは優位ですが、客観的な事実を伝達するには漢字を含めた文字によるコミュニケーションが勝ります。

◇記録として残らない

特殊な業種でなければ、ビジネスシーンにおいて音声をわざわざ録音するということは無いと思います。
職場内でも言った言わないの問題の経験は誰にでもあるのではないでしょうか。
記憶に残りやすいとはいえ、記録に残してなければこの手のトラブルはなくなりません。
また受け手は覚えていても発信者が過去に話したことを覚えていないという状況も往々に起こります。
記録に残すという面ではメールやチャットなどの文字による文字(テキスト)コミュケーションが勝ります。

■ ボイスチャットとは

ボイスチャットとは、リアルタイムで2人以上の相手と音声のみを用いてメッセージを交換するツールです。
文字(テキスト)やスタンプでやり取りするツールがビジネスチャットです。

  • ボイスチャットは音声
  • ビジネスチャットは文字(テキスト)

と単純に覚えていただければ大丈夫です。

ボイスチャット勤務時間中は常時接続した状態にしておくところが電話と相違します。
一般的なサービスはスマートフォンでも容易に音声のやり取りが可能になります。
常時接続なので、音声でやり取りするときは電話を掛けたりする必要もありません。
またweb会議のように予約して招待するという一連の行為も不要です。
頻繁に仕事で起きているちょっとした報連相がオフィス出勤者と在宅勤務者、もしくは在宅勤務者同士で可能になります。

■ ボイスチャットがテレワークに活用できる理由

ボイスチャットはオンラインゲームで複数のプレイヤーが会話をしながら進めるのに適しており、ゲーマーの世界では浸透しているサービスです。
複数の意思を業務に内包している業務においてボイスチャットの特徴をテレワーク時に活かすことが可能です。
また、映像のやり取りが無いことから、web会議と比較すると音声が聞こえにくいなどのアクシデントは少ないはずです。

コミュニケーションの目的に応じてweb会議ツールやビジネスチャットを使い分けることによってオフィス勤務時と変わらず業務を遂行することが可能になります。在宅勤務のデメリットを感じている会社の皆さまはボイスチャットの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

(併せてご覧ください!)

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まずはお気軽にお問い合わせください。

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