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仮想オフィスとは? なぜ注目されているのか

新型コロナウイルスの感染が拡大し始めてから2年が経過しようとしています。
緊急事態宣言やまん延防止等重点措置が幾度となく施行され、多くの企業がテレワークを始めました。
その一方で、テレワークが普及するにつれ課題が表出し、その対策に苦慮している企業も多いと思います。

内閣府による「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」でも、テレワークのデメリットとして「社内での気軽な相談・報告が困難」と回答する割合が高い傾向にあります。

参考)内閣府:第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査

また、コミュニケーション機会の減少によるストレスの増加や在宅勤務による仕事とプライベートの境界線が曖昧となった結果、長時間勤務が発生しメンタルヘルスの悪化も懸念されています。

このような問題を解決する手段として最近注目をされているのが、オンライン上で同僚と同じ空間を共有する「仮想オフィス」です。

■ メタバースと仮想オフィス

◇メタバースとは?

ここ最近「メタバース」という言葉を聞く機会が増えた方も多いのではないでしょうか。
英語の「超(meta)」と「宇宙(universe)」を組み合わせた言葉で、インターネットの中に構築された現実世界とは異なる仮想空間やそのサービスのことを指します。
大手SNSであるFacebook社がメタバースの将来性を見越してメタ(Meta)に社名変更したのは記憶に新しいところです。

メタバースの定義はまだ確立されてはいませんが、一般的にインターネット上の仮想空間をメタバースと呼びます。
通常メタバース上では各人が分身となる個々のアバターを作成して行動できる仕組みが組み込まれてます。
メタバース上に存在する他のユーザーとも交流できるのが、大きな特徴です。

◇仮想オフィスとは?

仮想オフィスとは、このメタバースの技術や概念を企業のオフィスに活用したサービスのことを指します。
バーチャルオフィス、メタバースオフィス、オンラインワークスペースなどと呼ばれることもあります。

仮想オフィスを実現するツールは、インターネット上に疑似的なオフィスを作り、テレワーク環境でも実際に出社しているような感覚でテレワークができるツールです。
離れた場所にいる従業員同士が、オフィスで隣にいるような感覚で業務を遂行できるように設計されてます。
アバターの代わりに自分の写真を分身に活用することも可能なサービスもあります。
こうした特徴から、仮想オフィスは「在宅勤務で起こりがちな孤独感を軽減できる」と、コロナ禍で注目を集めています。

現実のオフィスと同様に 個々のデスク位置や会議室などから構成されるオフィスレイアウトを自由に設計することのできるサービスもあります。
オンラインで仕事上のコミュニケーションを取ったり、容易に会議や打ち合わせを開催したりすることも可能になります。

■ 仮想オフィスを導入することのメリット

◇同僚とのコミュニケーションが増え、気軽に相談しやすくなる

仮想オフィスではWeb会議システムのようにスケジュールしてURLや会議番号を共有する必要もありません。
離れた場所にいても、すぐ声をかけることが可能になります。
また話しかけようとする相手が会議中なのかどうかなども可視化されるため、声がけ可能かどうかも直感的に理解できます。
これまでは、わざわざチャットで聞きづらいことも、気軽に聞けるようになり、隣同士にいるような感覚で雑談も容易になります。
結果コミュニケーション量が増えることによって孤独感からくるメンタルヘルスの問題も予防できます。

◇マネジメント管理がしやすくなる

オフィスに行けば黙っていても入ってきた現場の情報が離れて働くテレワークでは流れてこなくなりがちです。
また管理職からみるとこれまでテレワーク環境下では、部下が今どんな作業をしているのか不透明であり、マネジメントがしにくい部分もあると思います。
仮想オフィスを導入することにより実際のオフィスと同じような感覚で勤務状況や作業状況が可視化されます。
また、雑談も活性化されリアルのオフィス同様に状況の把握が容易にになります。

◇人材教育効果が上がる

新入社員や 人事異動による未経験者への人材教育手段は、一般的にOJTとOFF-JTに分類できます。
実際の職務現場で業務を通して行うのが教育訓練をOJT(On-The-Job Training)といいます。
一方職場から離れて行う企業内集合研修やe₋ラーニングなどを OFF-JT(Off-The-Job Training)と呼びます。
通常OJTは先輩社員が新入社員に随時寄り添う形で実践することでその習熟効果を発揮します。
しかしながらテレワーク環境下では随時寄り添う形のOJTの実践は困難でした。
仮想オフィスの活用はそのような課題を解決する手段としても有意義です。

◇データに残すことが可能になる

仮想オフィスは、インターネット環境で構築します。リアル環境と比較してインターネット上では、録音、録画などでデータに残すことが容易です。
そのデータを活かす方法もテクノロジーの進展により様々な可能性が期待できます。

■ 仮想オフィスの留意点

◇ツールサービスの選定

仮想オフィスを提供する企業も増加してきました。
・しかし黎明期である以上、どのサービスが自社の業務にマッチしているか?
・今後のサービス利便性が向上するのはどのサービスなのか?
という部分でも導入サービスの選択は容易ではありません。
導入するにはそれなりのITリテラシーと業務現場の的確な把握が重要になります。

また、これから急速に発展すると思われている識者も多いのは事実ですが、先行きはまだまだ不透明です。
Web会議やビジネスチャットのように広く普及するかは不確実です。

◇ICTツールの環境整備が必要になる

仮想オフィスを導入する場合は自宅にいても原則勤務時間中は常時インターネット接続されていることが前提です。企業によって自宅を含めたWi-Fiを禁止している場合や自宅にインターネット常時接続環境が無い社員がいる場合はどうするべきか事前に確認すべきことは多くあります。
また、モバイルWi-Fiルーターを貸与している企業も多いかと思いますが、現状のプランが有限容量のプランであれば無制限プランにするのかの確認も必要です。
ビジネスチャットなどの多くのサービスはスマートフォンで活用するように設計されていますが、仮想オフィスツールはパソコンでの接続を前提としているサービスが多くなっています。
よってノートパソコンの貸与も必要になります。

まだまだ進展の余地の大きい仮想オフィスですが、その分将来の可能性も大きいと思われます。
企業の皆さまも是非仮想オフィスについてご検討してみてはいかがでしょうか。

エヌ・アイ・エル・テレコムでは中小企業の皆さまのテレワークをご支援しています。
まずはお気軽にご相談ください。

(下記記事も是非ご覧ください)

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