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フリーアドレスと社内コミュニケーションの関連性

テレワークを筆頭とした働き方改革とコロナ禍によるオフィス空洞化を逆手にとりフリーアドレスを検討する企業が増えてきました。
従来の社員全員に専用座席を用意するという事務所スタイルから、社員数やオフィス勤務者数の変化に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。

そこで今回はフリーアドレスの概要と導入することで想定されるコミュニケーションのメリットとデメリットについてご案内します。

■ フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員それぞれに個人専用デスクを用意せず、すべて共有机として長机などを設置します。
そのような環境下で出勤した従業員が自由に着席場所を選んで仕事をするスタイルです。
図書館やコワーキングスペースをイメージすると理解しやすいと思います。

日本では1990年ごろから、徐々に導入が進んでいます。
1990年代に携帯電話やPHSなどのモバイルデバイスが普及してきたことにより、固定電話のかわりにモバイルデバイスで社外通話や内線をすることが可能になりました。
当初は事務所床面積の有効活用や家賃など固定費の削減を目的とした導入が大半でした。

これはフリーアドレスが「座席数が全従業員より少ないこと」を前提としており、 オフィススペースそのものの削減につながり導入が進みました。
また、フリーアドレスを導入することにより、固定電話の購入費用やレイアウト変更時の工事費用の削減にも繋がります。
事務所に不在がちの外勤者比率が多い組織で個人専用デスクのスペースを無くして効率良くオフィス環境を運用できることから考えられた施策です。

しかし現在では、経費削減ではなく、社内のコミュニケーション活性化への期待、柔軟性のあるワークスタイルから派生する生産性向上といった観点からフリーアドレスが評価されており普及に弾みがついています。
この状況を「フリーアドレス2.0」と呼び、単なる座席の自由化から一歩進んだ働き方改革の施策として再び注目を集めるようになりました。

それでは、フリーアドレス導入することによる効果をコミュニケーションに絞って考えてみましょう。

■ 導入によるコミュニケーションメリット

フリーアドレスを導入することにより、部門やグループを越えたコミュニケーションが活性化されます。
普段は部門内でしか交わることの少ない組織でも、フリーアドレスから自然と派生する自由座席に伴い異なる部門の従業員同士が自然と話すようになります。
縦割り組織の課題があるような組織では、部門間のコミュニケーションが活性化することによる様々なメリットが期待できます。

皆さんも、仕事と関係ないちょっとした雑談から新たな気づきや課題解決のヒントを得た経験があると思います。
このように、自身とは異なる経験や価値観をを持った仲間との会話から新たな発見や着想が生まれます。
そのような効果をフリーアドレスによって意識的に創出することが可能になります。

またフリーアドレスによって空いたスペースのレイアウトを工夫することにより部署を跨ぐ短時間の打ち合わせなども、容易に実施できるようにもなります。

(雑談については下記記事もご参照ください)

■ 部門内コミュニケーションのデメリット

フリーアドレスは、オフィス内で自由に働く場所を選べるがゆえに隣接した席同士だから可能であった部門内のコミュニケーションが希薄になりがちです。

部門を超えたコミュニケーションが活性化される代わりに部門内の所属意識の低下へ繋がることも懸念されます。
また、誰がどこにいるか、明確でないため、報連相がスムーズにいかなくなくなってしまうなどチーム内のコミュニケーション不足が発生したり、管理職のマネジメントがやりづらくなるケースもあります。

特にオフィスで集中して業務に取り組みたいときに、周りが気になって集中できないなどの事象も想定されます。

コミュニケーション活性化を目的にフリーアドレスを導入する場合は、デメリットも踏まえレイアウトや運用方法を考えましょう。
またフリーアドレスと同時にビジネスチャットやワークフローツールなどコミュニケーションや進捗確認を補完するツールの導入も検討しましょう。

エヌ・アイ・エル・テレコムではフリーアドレス導入のご相談もお受けしております。
まずはお気軽にご連絡ください。

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