ブログ

web会議をスムーズに進行且つ質を向上させる5つのコツ

今回もweb会議(オンライン会議・リモート会議・テレビ会議と同義)についてご案内します。前回記事では画面共有機能の活用を推奨しました。

(前回記事も併せてどうぞ)


画面共有機能以外でもちょっとしたコツでリモート会議がストレスなく且つ会議そのものの効果があがります。リモート会議をスムーズ且つ質を向上させるコツと題して皆様にご案内します。

①音声(マイク)のオンとオフの切替

自身が話しているとき以外はマイクをOFFにしておきましょう。リモート会議では、通常全員が各々にマイク付きのパソコンやタブレットなどのデバイスで参加します。
会議に参加している場所にもよりますが、マイクをONにしたままだと周囲の音を拾ってしまいます。
特に普段業務を遂行しているデスクでリモート会議に出席する場合、周りの方は声を出しながら通常業務をしています。
会議と関係ない音声(通常業務の音声)が入ることにより、参加者に無用のストレスを与えることになります。
また、デスクの近いスタッフ同士が別々のデバイスでリモート会議に参加している場合、同じ声を複数のデバイスで集音することにより、他のスタッフがとても聞き取りづらい状況になります。
その結果、会議参加者及び聴講者の邪魔をすることに繋がります。
リモート会議の発言するとき以外は自身のマイクをOFFにしておきましょう。通常はOFF話すときだけONにする癖を身につけましょう。

②録音・録画機能を活用する

一般的なオンライン会議ツールは録音や録画機能が搭載されています。
保存しておけば、出席できなかった人への情報共有も動画で視聴できることにより容易に可能となります。
また参加者も後日に再確認もできるようになります。
留意点として参加者の心情的に録画録音されることで、活発な議論を妨げる可能性もあります。
録画録音する場合は保存先や録音録画ファイルの活用範囲などを明確に定めておく必要があります。

③話かけている相手の名前を呼んでから話す。

会議室で全員揃う対面会議では、発信者は伝えたい相手に顔と目を向けて声を発することにより、発信者が会議室の中の誰に話しかけているか明白にわかります。
しかしながらリモート会議では、発信者本人は、画面越しに伝えるべく相手その人に向けて話しているつもりでも、聞いている側全員が同じように映された画面を見ています。
発信者は誰に対して話しているかを明確にするために、「○○さんに確認です」というように、相手の名前を呼んでから、話すようこころがけましょう。

④トークが終わるときは、終了の意思表示を声で伝える

リモート会議でよくある話ですが、場の空気を読みづらい為、まだ、話し続けているのか、話終わったのかがわかりづらいことがあります。自己のトークが終了したら「以上です」「(進行役の)〇〇さんに戻します」のように、自身の話すパートが終わったことを伝えるようにしましょう。

⑤チャット機能を活用する

Zoomなど、ほとんどのリモート会議ツールにはチャット機能が搭載されています。
リアルタイムに作成する議事録や対面会議のホワイトボード変わりに利用することで、会議の情報共有が密になり、参加者全員の理解が促進されます。

聞き逃しや話の内容が不明確になるのを防止する意味でも、チャット機能を使用して記録を作成するのが効果的です。

例えば会議の際にあらかじめ記録係を決めておき、重要事項をチャットに書き込んでもらうのもよいでしょう。
こうすることで、大事な情報をいつでも視覚的に確認できるため、参加者全員の理解を深めやすくなります。

コロナ禍により一気に普及が進んだweb会議ですが、

  • 移動時間とコストが削減される
  • 短時間の打ち合わせも容易に始められる
  • スマートフォンでも開催可能


などのメリットが浸透しており、コロナ禍が収束しても、リモートでの会議形式を続ける企業も多いと思います。
ちょっとしたテクニックでスムーズな会議の進行に繋がります。
今回はリモート会議のコツとしてご案内しましたが、Zoomなどのオンライン商談でも身に着けるべき基本動作となります。

エヌ・アイ・エル・テレコムではZoomなどのリモート会議ツールをご提供しています。
まずはデモで利用してみたいという要望も承っておりますのでお気軽にお問い合わせください。

    関連記事

    1. 非同期型コミュニケーションとしてビジネスチャットを活用する
    2. スマートフォンのテザリング機能について
    3. 中小企業におすすめのクラウドサービス3選
    4. ご挨拶
    5. 雑談によるコミュニケーションとその効果
    6. MDMとは? 法人契約のスマートフォンにMDMが必要な理由をご案…
    7. 日本テレワーク協会の通常総会にオンラインで参加しました
    8. 在宅勤務の生産性を向上させるツール3選
    PAGE TOP