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web会議で画面共有を積極的に活用しよう

画面共有機能とは?

すっかり組織に浸透したweb会議(オンライン会議・リモート会議・テレビ会議と同義)ですが、画面共有機能を活用することで会議の質が向上します。

ZoomやTeamsなどのweb会議ツールは、自分のパソコンのデスクトップ画面はもちろんのこと、パソコン上で実行・表示されているさまざまなアプリケーションの画面、例えばOfficeファイル・画像・インターネット上のホームページやYouTube動画などが簡単に参加者全員に視覚や聴覚を通じて届けることが可能になります。

この機能を一般的に『画面共有』と呼びます。


web会議で画面共有することで、離れたところにいる人同士で同じ画面を見ることができます。
そこで今回はリモート会議で押さえておくべき運営のコツとして画面共有機能についてお届けします。

対面と比較したweb会議の特徴

web会議の特徴として、通常参加者全員がパソコンなどのデバイスを通してオンラインで繋がって会議に参加します。

オフラインの対面会議では、筆記用具と紙の資料を用意します。
パソコンを利用するとしても、プロジェクターへ投影するリモコン代わりに使用する。もしくは、個人的にパソコンを持ち込んで会議内容の議事録作成など筆記用具代わりに利用する。もしくは会議に必要な情報を閲覧・入手するためにパソコンを利用している方がほとんどではないでしょうか。

いっぽうオンラインでのweb会議では、参加者全員が様々な資料などを共有することが可能になります。

このことが意味するのは参加者全員が、必要な時に必要な情報を的確にパソコンの画面を通して発信できるようになることです。

(Zoomの画面共有方法は下記をご参照ください)

web会議で画面共有を利用するメリット

一般的に会議の目的は以下の3つと言われています。

  • 情報共有や周知(報告会議)
  • 合意を促し組織の意志決定をする
  • 自由なアイデアや意見を出し合う

前述したように、画面共有機能の特徴は、パソコンで様々なファイル・画像・インターネット上のホームページやYouTubeなどの動画を簡単に参加者全員に視覚や聴覚を通じて共有可能なことです。

会議の目的に関わらず、会議開催の背景や事実情報は参加者全員が理解しているほうが会議そのものの生産性や効率性は高まります。
また、アイデアや意見が出た際も発信者の発言内容そのものと受信者が受け取る記憶の内容は合致しなければディスカッションもスムーズに進みません。
つまり、事実や発言内容そのものは参加者全員が同じような認識の土台があってはじめてオリジナリティのある意見やアイデアが質の高い会議に繋がることになります。

一般的に音声のみによる伝達と比較して、音声に加えてグラフや映像などの視覚も交えた伝達のほうが人の記憶に残り理解も促進されると考えられています。

また、音声のみによる伝達は、日本語の特徴として同音異義語が多くあり、聞き間違えが発生して誤解につながりやすいなどのデメリットがあります。


同じ言葉のテキストにしても、パソコン画面を通して同じ文字テキストを全員が読むことにより誤解や解釈の相違が防止できます。

また、従来の会議ですと事前に資料を準備しなければ会議当日に参加者に発信することはできませんでした。

リモート会議では、普段利用している手元のパソコン上で表示できうる情報はすべて画面共有することが可能になります。直前に届いたメール内容や、ニュース情報なども簡易にストレスなく共有することが可能になります。

web会議で画面共有機能を活用することで、音声以外に様々な情報を参加者全員が画面共有することで、会議の生産性や効果が向上するはずです。
リモート会議がうまくいかないとお悩みの企業は是非画面共有機能を活用してみてください。

エヌ・アイ・エル・テレコムではZoomなどのweb会議ツールをご提供しています。
まずはデモで利用してみたいという要望も承っておりますのでお気軽にお問い合わせください。

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