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在宅勤務の生産性を向上させるツール3選

前回記事では、中小企業におすすめのクラウドサービスをご紹介しました。
今回はクラウド非クラウド問わず、在宅勤務での業務を適切に進めるためのツールをご紹介します。

前回記事はこちらからどうぞ

オンライン会議ツール

会社の重要な業務である会議(ミーティング)を事務所と在宅及び在宅同士など離れた場所にいる人同士で会議を実現するシステムがオンライン会議ツールです。
リモート会議、テレビ会議、web会議など様々な呼び方がありますが、どれも同じツールを指していると思って結構です。
○○会議ツール(システム)と呼びますが、社内の会議だけではなく社外との商談でも活用することが可能です。
遠隔で顔を合わせ、資料も共有しながら会議(商談)することによりコミュニケーション不足を補い、交通費等のコストを削減でき時間も有効活用できます。

コロナ禍により急速に浸透したオンライン会議ツールですが、ZOOMやTeamsなど人気のクラウド型のオンライン会議ツールは会議専用のURLやID/パスワードを相手と共有することで、オンライン会議ツールを導入していない社外の人とも容易に商談ができるようになります。

新型コロナウイルス感染リスクを下げることと業務遂行を両立するためにも導入することが望ましいツールです。
オンプレミス型と比較してクラウド型のオンライン会議ツールは低価格で導入できます。

ほとんどのオンライン会議ツールには背景も選択できます。背景を選択できることにより通常人に見せたくない自宅の環境や、社内の事務所の状況などを隠すことも可能です。導入費用もオンラインでの会議1ルームで月数千円程度から導入可能なサービスが多くあります。

リモートデスクトップ

リモートデスクトップとは、普段社内で使用しているパソコンに、外部に持ち出したパソコンからリモートでログインするシステムのことです。
リモートでログインすることで事務所のパソコンを社外から遠隔で操作して作業を進めることが可能になります。

持ち運び用のパソコンが、社内のパソコンのリモコンになるようなイメージです。
社内のパソコンのOSがWindowsで持ち運び用のパソコンもWindowsであれば操作性も事務所のパソコンとほぼ同じイメージで操作きます。
そのことによってストレスも感じず、在宅でも作業がはかどるはずです。

また、事務所のパソコンでしかアクセスできない自社サーバ内もリモート(遠隔)で閲覧してサーバ内のExcelなどのファイルを編集することが可能になります。

リモートデスクトップは社内パソコンにソフトウェアを導入することで実現できます。
類似したサービスで仮想デスクトップがありますが、仮想デスクトップと比較すると、時間をかけず導入することができます。

価格もパソコン1台当たり1000円前後となっており、仮想デスクトップと比較すると安価で導入できます。
持ち運び用のパソコンもリモートのみの利用であればパソコンスペックもさほど必要としませんので、パソコン購入費用の削減にも繋がります。

リモートデスクトップを導入することで、インターネット環境さえあれば、従来事務所のパソコンでしかできなかった作業が、自宅や外出先でも事務所と同様に業務を進めることができるようになります。

リモートデスクトップの最大のメリットは、社外でもパソコン作業が可能になることに加え、持ち運んだパソコンには作業したデータが一切残らないことです。
そのことにより、社外でのパソコン作業によるデータ漏洩を防ぐことが出来ます。

SFA・CRM

SFAもCRMも導入する最終的な目的は、売り上げの拡大となります。
SFAは、「営業活動自動化」と訳されます。一方CRMは「顧客関係性管理」と訳されます。
どちらのツールも一言で話すと“お客様との関係性や営業案件を記録して可視化する”ツールといえます。
活用する部門は総務や管理などのバックオフィス業務ではなく、主に営業部門やマーケティング部門もしく保守メンテナンス部門など顧客との最前線で活躍しているフロント部門が活用するサービスです。

両ツール(SFA・CRM)の共通点は多く、さらにはSFAでもCRMの機能を網羅している、逆にCRMでもSFAの機能を網羅しているツールも多く存在しております。
そのような背景から本記事ではSFAとCRMを一括りにして説明します。

SFAもCRMも、顧客や案件情報を管理、分析します。
分析するためには、顧客の概要だけではなく、属人化になりがちな、営業折衝や進捗状況、またマーケティング実施状況などを記録することが前提になります。
その記録したデータを共有、可視化することで効率的な運用が可能となります。

過去の売上経緯などを蓄積することで様々なデータから分析が可能となり、精度の高いマーケティング活動が実現します。
また、折衝内容や案件の進捗状況を記録することにより営業担当者自らの活動の助けになることは勿論のこと、折衝記録を社内で共有することで営業担当と他の担当とのスムーズな連携が可能になり、在庫調達や受注に向けた営業事務作業など社内の支援を受けやすくなります。

在宅勤務を中心としたテレワークが増えると今までは社内にいれば黙っても入ってくる情報と疎遠になります。
コミュニケーションが不足することによりチームで適切な運営がしづらくなります。
もともと大企業中心に導入が進んでいたSFAやCRMですが、一人数千円程度のサービスもあり、売り上げ拡大を目的に中小企業の導入も増えています。

エヌ・アイ・エル・テレコムでは、ご説明した3つのツールのご紹介が可能です。
是非お気軽にご相談ください。
オンラインでの商談も可能です。
商談をご希望の方は下記からどうぞ!

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