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中小企業におすすめのクラウドサービス3選

いつでもどこでも複数の端末からアクセスができることから「クラウド(cloud)」は瞬く間に広がりました。
ビジネスシーンでもクラウドの“いつでもどこでもアクセスできる”メリットを活かして様々な業務用のクラウドサービスが存在します。

〈クラウド(cloud)については前回記事もご参照ください〉

総務省による令和2年通信利用動向調査によると7割近くの企業がクラウドサービスを導入しています。
また、導入した企業の8割は導入効果があったと回答しています。

出典:令和2年通信利用動向調査(総務省)


そこで今回は中小企業にこそ、おすすめのクラウドサービスをご案内します。

クラウドストレージ

クラウド(cloud)と聞くと、まずはクラウドストレージを思い浮かべる方も多いと思います。
上記の通信利用動向調査のによると最も多いクラウドサービスの利用用途として「ファイル保管・データ共有」となっております
クラウドストレージとは、「ファイル保管・データ共有」の利用用途に最適化されたサービスです。
パソコンのローカルフォルダや自社サーバではなく、インターネット上で利用するファイルの保管場所のことをクラウドストレージと呼びます。

ファイルを保管して閲覧するだけではなく、インターネット上でwordやExcelなどのファイルを編集することも可能です。
今まで事務所のデスクで行っていたファイルの閲覧や編集作業が、スマートフォン等で外出先でどこでも可能になります。

また、クラウドストレージ上の(保管場所の)URLを共有することで、ファイルの共有も行えます。
設定によりそのURLを共有することで、自社内だけではなく社外の方ともファイルを共有することが可能になります。

多くのクラウドベンダーがクラウドストレージを提供しており、中小企業でもビジネスツールとして浸透しつつあります。

ビジネスチャット

当ブログの他記事でもビジネスチャットのご案内をしております。
クラウドを活用したビジネスチャットは多くのベンダーがサービスを提供しています。
ビジネスチャットは通常スマートフォンでの利用を前提として設計されていますが、ほとんどのビジネスチャットサービスはWindowsのパソコンでも利用可能です。
クラウドの特性を活かして、外勤者はスマートフォン、内勤者はパソコンでコミュニケーションのやり取りもできます。
テキスト(コメント)だけではなく、画像や動画やOfficeファイルなども送受信することが可能です。


ビジネスチャットを導入することにより、業務コミュニケーションでやり取りする情報の質もあがり手間も少なく送受信する量を多くすることができます。
その結果、会社全体もしくは部門全体で業務の正確性の担保と業務スピードアップが期待できます。

(ビジネスチャットについては本記事もご参照ください)
(おすすめのビジネスチャットについては、こちらもご参照ください)

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、出退勤時刻の管理はもちろんのこと、有給休暇・公休などの管理も行えるシステムです。
2019年に労働基準法が改正され「時間外労働の上限規制」「有給休暇の取得義務」が適用されるようになりました。そのような背景からここ数年クラウド型の勤怠管理システムの需要が増えています。
またコロナ禍により在宅勤務も増え従来のタイムカードなどのアナログ管理による非効率性が浮き彫りになりました。

勤怠管理システムを導入することで

・労働法制の法令順守
・管理担当者の労務管理機能の効率化
・打刻者の不正防止

などのメリットを享受することができます。

勤怠管理システムには主に2つの機能があります。

一つは勤怠時間を打刻する、もしくは申告するための記録をすることです。
打刻は従来タイムカード・Excel入力・社内申請書で行っていた作業をスマートフォンやパソコンなどで記録することが出来ます。
なりすましの打刻を防止するための様々なプライバシーの機能を搭載しているサービスもあります。

もう一つは、その記録した情報を集約・集計する管理システムで構成されています。
従来、人事部や管理部の方々が手作業もしくはExcel等で計算管理していたのを自動計算ですべて処理できます。また、給与計算システムなどと連携することにより、計算した時間を給与に反映することまで可能になります。

クラウド型の勤怠管理システムは月額費用も一人当たり数百円で導入可能です。
多くのクラウド型サービス同様初期費用もかからないことが特徴です。

今回の記事では代表的なクラウドサービスを3つ紹介させていただきました。

10年以上前の自社サーバやオンプレミス環境が主流の時代には、導入するには高価で時間のかかるビジネスサービスがクラウドとスマートフォンの普及により低コストで且つ簡易に導入することが可能になりました。
中小企業でもクラウドの活用が業務効率化に直結します。

エヌ・アイ・エル・テレコムでは中小企業向けのクラウド型のサービスを数多く取り揃えております。
ご相談から承っております。まずはお気軽にお問合せください。

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