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テレワークのコミュニケーション課題とその対策

様々な統計調査からテレワーク時のコミュニケーション課題があげられています。

内閣府による調査でもテレワークのデメリットして「社内での気軽の報告・相談が困難」「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレス」が上位にあがっています。

出典:「第3回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」(内閣府)

テレワーク時の作業メリットとして、一人で進める作業は集中して取り組むことが可能です。
しかしながら全員のオフィス出社時と比較すると、どうしても顔を合わす時間や機会が減ることにより、コミュニケーション不足が発生します。
ちょっとした進捗管理から、自信のない業務に対する同僚への質問など対面ならすぐに解決できることが、離れて働くテレワーク時には、気軽なコミュニケーションがとりづらくなりがちです。

コミュニケーションや情報共有が不足すると以下のような問題が起こる可能性が増えます。


  • 会社や部門の全体像が見えなくなることによりチームワークに支障をきたす
  • 引き継ぎがうまくいかず、ミスや無駄が起こる
  • 孤独感が増加することで、モチベーションやメンタルヘルスが低下する

それでは、テレワークのコミュニケーション課題を解決するためにはどうすればよいでしょうか。
ICTツールを導入することと、利用シーンを少し工夫することでデメリットの対策になります。

ICTツールの導入

ビジネスチャット

ビジネスチャットはLINEのように、直感的な操作で誰でもストレスなく利用できることから、多くの企業で導入が進んでいます。
わざわざ電話するまでの内容ではないが、ちょっとした確認や業務報告などはビジネスチャットでコミュニケーションを取りましょう。
同じ空間での口頭でのやり取りより、少しスピード感は落ちますが、その分コメント内容が後からも確認できるため、組織内での言った言わないの行き違いを避けることが可能になり引き継ぎミスの防止に繋がります。
ビジネスチャットは簡易な引き継ぎにはうってつけのツールです。
しかしながら便利な反面、相手の顔を見ながらの打ち合わせはできません。

web会議ツール

ZOOMなどのweb会議ツールを導入すれば、社内の打ち合わせもオンラインで顔をあわせながら可能になります。
相手の顔を見ながらの打ち合わせはテキストのみのコミュニケーションでは難しいことも伝えることも容易です。

毎日朝礼を行っている企業は多いと思います。しかしながら発言するのは、いつも一部の人のみという場合も多いのではないでしょうか。
会社や部門の規模にもよりますが、なるべく多くの人が発言するような仕組みにしましょう。
可能であれば全員発言の機会を用意しましょう。
10人未満の朝礼であれば1人1分間を報告時間にあてても10分未満に収まります。1人2分間にしても20分以内で収まります。


それだけで、孤独感は薄れることになります。
朝礼などでこまめに全員参加コミュニケーションを取ることで、全体像が全員に行き渡り情報共有の密度も高まります。
また、全員参加の朝礼で当日起こりうる内容を情報共有することで、その後の確認が少なくなることから、業務効率もあがり生産性も向上します。
もし既にweb会議ツールを導入していれば、会議や商談だけではなく朝礼などにも積極的に活用しましょう。

緊急時は

ビジネスチャットも非同期型のコミュニケーションであり、レスポンスまで一定のタイムラグは発生します。
またweb会議は同期型コミュニケーションですが、会議室予約をしてから参加者が揃うまでは一定の時間もかかり準備の煩わしさから緊急時には向いていません。

緊急時、もしくは複雑な内容でテキストだと長文になりがちでコミュニケーションミスが起こりそうな際は、迷わず直接携帯電話でコミュニケーションを取りましょう。
同期型のコミュニケーションで一番手軽なツールは携帯電話による通話です。

まとめ

ビジネスチャット・web会議ツール・音声通話と案内しましたが、まとめると以下のようになります。


  • 緊急時      音声通話
  • 業務中の報連相  ビジネスチャット
  • 定期的な報連相  web会議ツール

皆様も、この使い分けでテレワークのコミュニケーション不足による業務への悪影響を解消しましょう。

エヌ・アイ・エル・テレコムではビジネスチャットやweb会議システムのご相談を受け付けております。
まずはご相談からお気軽にお問い合わせください。

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