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ビジネスチャット活用のコツ – ルーム(スレッド)作成方法

法人営業部の新沼です。

今回は中小企業の業務コミュニケーションツールとして大活躍のビジネスチャットの活用のコツをご案内します。

WowTalkやLINE WORKSなどのビジネスチャットは、私用で利用しているLINEのように初心者にも親しみやすいインターフェースで設計されています。
LINEのようにルーム(スレッド)にタイトルをつけてメンバーを選定するだけでクローズドなコミュニケーションルームを立ち上げることが出来ます。
メンバーは後から追加や削除をすることも可能です。
このルーム(スレッド)機能は、ビジネスチャットのサービスによって名称は相違しますが、ほぼすべてのビジネスチャットには搭載されています。

因みにエヌ・アイ・エル・テレコムで活用しているビジネスチャットWowTalkではルーム(スレッド)をトークルームと呼びます。

(Wowtalkについてはこちらの記事も併せてご覧ください)


ルーム(スレッド)さえ作成すれば、直感的な操作が可能なため、コメントの投稿もさほど迷わず習得することが可能だと思います。

初心者でも扱いやすいビジネスチャットですが、ビジネスで活用するには、ルーム(スレッド)の作成にもコツがあります。

【WowTalkのトークルーム作成方法はこちらの動画をどうぞ】

情報共有の内容・目的ごとにルームを立ち上げる

一つ目のルールは内容・目的ごとにルームを作成することです。
各々ルームの情報共有の目的が明確になることで自然に情報の仕分けができるようになります。

ルームのタイトルはなるべく簡潔にしましょう。
そしてメンバーがどんな内容を投稿すべきか理解しやすいタイトルにしましょう。
社内でのみ活用するのであれば、メンバーが理解しやすいローカル用語でも構いません。

例えば

  • 【○○建設会社案件(9月納品予定)】
  • 【営業会議事前課題ルーム】

上記ようなルームタイトルをイメージしてみてください。

タイトルからルームの目的をメンバー間で共有されることで、投稿文自体が短くなります。
容易に且つ的確にコミュニケーションをとることが可能になります。
外出先でスマートフォンを使用する場合はなるべく、シンプルに短く文面をまとめたいですね。


例えば営業担当が外出先から内勤の発注担当者に連絡する際をイメージしてみましょう。
情報共有の内容や目的が明確でないルームですと以下の文面のようになりかねません。

「先週の営業会議で報告した○○建設会社の件ですが受注が決まりましたので、××を100台発注お願いします。完了したら報告お願いします」

メールならこのような文章でも良いですが、チャットならもっと短文でコミュニケーションを実践しましょう。

ルームタイトルが 【○○建設会社案件(9月納品予定)】とあれば

「××100台発注お願いします」

おそらくルーム名が事前にあることで、上記コメントだけで伝わるはずです。

明確なルームタイトルがあることにより自然と情報の仕分けができ、コメントそのものも短くなります。
業務コミュニケーションに費やす時間は確実に短縮されます。

また、ルームは非表示にする、もしくは消去することも可能です。
プロジェクト案件などは案件終了後不要になったら非表示にしましょう。
ルームの乱立も避けられ、使い勝手もよくなります。

内容や目的を明確にしない、何でもありのルームを一部屋作成する

目的ごとのルームの作成することで情報の仕分けが可能となり、業務効率があがります。
しかし細かく分け過ぎることによってルームが乱立し過ぎ、どこにどんな情報があるのかが不明確になり、逆に効率を悪くすることにもなりかねません。

そのようなことを防ぐために、事前にその他なんでもありのルームも作成しましょう。
周知や連絡が必要であるのも関わらず合致するルームが無い場合、もしくは、ちょっとした相談や報告は、何でもありルーム内でやり取りすることでルームの乱立を防ぐことが出来ます。
何でもありルームでのやり取りから、重要な内容に変化、もしくは重要なトピックスと気づいた段階で、新たにルームを作成すれば問題はありません。

因みにエヌ・アイ・エル・テレコム法人営業部は、常時10~20程度のルームを活用しています。
普段よりスマートフォンを活用してビジネスチャット上で報連相をしておりますので、会話に近い感覚で離れたスタッフ同士でも業務を遂行することが可能になりました。
スマートフォンでビジネスチャットを活用したモバイルワークによって業務スピードも速まりました。

中小企業の皆様も、投資金額も少なくどこでも業務遂行が可能なビジネスチャットWowTalkの導入を是非ご検討ください。
導入するかどうか検討するため、一度利用してみたいと考えている企業の皆様向けに無料トライアルもご用意しています。

エヌ・アイ・エル・テレコム経由でWowTalkの無料トライアルのお申し込みの企業の皆様には、導入前の不安の解消を目的に以下の特典を付与しております。

  • 通常2週間のトライアル期間を4週間に延長
  • トライアル申込時には30分~1時間のサービス及び操作説明

トライアル申込をご希望の方は、ホームページの法人営業部への問い合わせフォームよりご連絡ください。

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