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ビジネスチャットとメールの使い分けについて

法人営業部の新沼です。

ビジネスチャットはテレワーク時だけではなく、営業担当者や異なる拠点間同士のやり取りにおいて威力を発揮します。今回はメールと比較したビジネスチャットの特徴と使い分けについてご案内します。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2021年6月1日に発表したビジネスメール実態調査2021によりますと、1日のメール処理時間は平均2時間30分を費やしているという調査結果も出ております。

引用:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査【2021】」

同じ非同期型コミュニケーションのビジネスチャットとメールですが、個々の特徴を理解することにより活用シーンを分けることが可能です。
メールとビジネスチャットを使い分けることで業務効率を上げましょう。

非同期コミュニケーションとは

メールもビジネスチャットも非同期型コミュニケーションです。
非同期型コミュニケーションとは、複数の人が異なる時間で情報のやり取りを成立させることです。

非同期型コミュニケーションのメリット

  • 作業が中断されず、個々のタイミングで返答が可能となることで時間をコントロールしやすくなる
  • 内容が残るので、口頭での伝達と違い、見直すことが可能で且つ“言った言わない”を避けられる
  • 返信まで考える時間が確保されるので質の高い返答が可能になる

(ご興味ありましたら併せてお読みください)

メールと比較したビジネスチャットの特徴

メールもビジネスチャットも非同期型コミュニケーションですが、ビジネスチャットにはメールと比較すると以下のような特徴がございます。

簡単にコミュニケーションが取れる

メールと比較しますと、定型文も不要でメッセージ文も短くなることから、作業時間が短縮されます。
スマートフォンで手軽に利用できることから返信も容易のため、高速レスポンスも可能で業務コミュニケーションのスピードが増します。
チャットのリアルタイムに近い高速レスポンスは、プライベートでメールとLINEを併用している方は、経験から理解できるのではないでしょうか。

グループでのコミュニケーションが可能

ビジネスチャットは3人以上のグループでの情報やり取りもグループチャット機能を活用することで簡易に活用できます。
メールなどで個別に送信する時間も省けます。また、グループへの参加者全員の返信内容も一目で認識可能なことにより、メールでは困難なディスカッションのようなやり取りをすることも可能になります。

テキスト以外のファイルの送信が可能

ビジネスチャットはスマートフォンでの利用を前提としています。
スマートフォンのカメラで撮った画像や動画をその場で簡単に必要な方々と共有することができます。
また、PDFやEXCELなどの業務用のファイルも簡易に共有することができます。
ファイルの送信はパソコンでも可能ですが、スマートフォンの操作に慣れれば、パソコンより簡単に片手でファイルの送信が可能となります。

社内の連絡手段について

ビジネスチャットやサイボウズなどのグループウェアを導入していない企業では社内の連絡手段はメールもしくは、個人用のLINEなどを利用していることが多いと思われます。

上述の通り、メールと比較してスピーディーに情報のやり取りの出来るチャットの優位性は明らかです。
個人LINEやメッセンジャーの利用は、ビジネスチャット同様に利便性は担保されます。
しかしLINEは業務に関係のない社外の方々にも送信が可能になることから、社内にのみ送るはずの情報を誤送信による社外への漏洩リスクが高まります。

社内はビジネスチャット、社外はメールと使い分ける

スピーディー且つ簡易に場所問わず情報共有が可能なビジネスチャットは社内の情報インフラで活用しましょう。
定型文も含み、手紙のような文面の形式で、取引先にも失礼のないことが特徴のメールは社外とのやり取りで活用しましょう。
活用シーンを区分けすることでビジネスチャットのメリットを享受しながら、誤送信による漏洩リスクを回避することが可能となります。

ビジネスチャットを未導入の企業は是非、導入をご検討ください。

エヌ・アイ・エル・テレコムでは、ビジネスチャットの導入のご相談を日々受け付けております。
お気軽にお問い合わせください。

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