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ビジネスチャットの既読機能の是非

法人営業部の新沼です。

昨今スマートフォンを活用して業務遂行をしている企業が増加してきました。
持ち運びすることが前提のスマートフォンの特性を鑑みて、非同期型コミュニケーションとしてビジネスチャットの活用も増えてきています。
今回は、これからビジネスチャットの導入を検討している企業の皆様向けに、ビジネスチャットの「既読」機能についてご案内します。

(ビジネスチャットについてはこちらも併せてお読みください)

既読機能とは

その名の通り、チャット上でのメッセージや投稿に対して、既読もしくは未読かが、画面上ですぐに判明する機能のことです。
また、ビジネスチャットのメリットとして、1対1だけではなく、3人以上のグループでメッセージ等をやり取りすることが簡易に可能です。既読者と未読者の識別も可能になります。
既読機能には、賛否両論ありビジネスチャットも既読機能の搭載されているサービスも搭載されてないサービスもございます。
そこで既読機能のメリット・デメリットを考えてみましょう。

既読機能のメリット

大事な内容をメールで送信した場合、なかなか返信されず、読まれたかどうか不安に感じたことは誰しも経験があるかと思います。
既読機能があると、相手が読んだかどうか直ぐにわかり、その後の業務円滑に進めることに役立ちます。
既読になったことを確認できれば返信の有無に関わらず、他の仕事に集中できます。

ビジネスでは、スピードは大変重要です。既読未読が分かることは大変便利です。未読で且つ重要な内容を伝えたい場合は直接電話をするなどの代替策も含めすぐ判断することが可能となります。

既読機能があることにより、業務連絡をビジネスチャットで送信した後の相手の状態は以下の3段階にわかれます。

  • 未読
  • 既読
  • 既読+返信


既読機能は、この3段階の状況が一目でわかります。
そして、その状況に合わせて、業務を次のステップに適切に移ることが可能になることが、既読機能の最大のメリットです。

既読機能のデメリット

上下関係がしっかりしている組織グループなどでは、上司からメッセージが届いた際には、部下は既読した以上すぐに何らかの返信をしなければというプレッシャーを受けることもあり得ます。

そもそもビジネスチャットなどの非同期型コミュニケーションは優先順位などを加味した上で返答やメッセージ内容に対処ができることがメリットでもあります。
非同期型コミュニケーションのメリットを損じるほどのプレッシャーは無用かとも思います。

既読機能のまとめ

結論としては、中小企業がビジネスチャットを活用する際には既読機能は実装されているほうが好ましいと考えます。
前述しましたが、既読機能があることにより3段階のステータスが一目でわかります。

  • 未読
  • 既読
  • 既読+返信

もし、既読機能が無い場合は、返信が届くまでの間メッセージに対する相手の状況が不透明となります。
テレワーク環境下で同僚が近くにいない状態ではこのステータスがわかるかわからないかでは業務遂行スピードに差が出てきます。

また、既に述べたようなデメリットがあることも事実ですが、普段のコミュニケーションやメッセージの送り方などで悪影響を少なくするもしくは無くすことが可能です。

しかしながら、自社以外の取引先とビジネスチャットで連携して業務遂行する際などは、社外の方々に必要以上のプレッシャーをかけないためにも既読機能を実装しないという選択も一考の価値はあると思います。

また、顔と名前が一致しない人が多数いる大企業での大規模なグループチャットなどの際にも上記同様実装しない選択もありえます。

最終的にはメリット・デメリットを踏まえた活用方法を考えて、既読機能の搭載もしくは非搭載サービスの導入をご検討ください。

エヌ・アイ・エル・テレコムでは、ビジネスチャットも複数取り扱いしております。
導入をご検討の際にはお気軽にお問い合わせください。

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