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同期型と非同期型のコミュニケーションを使い分けよう

テレワーク実施時の課題として様々なアンケート結果から、社内の業務コミュニケーションにまつわる課題があがっています。
これは、コロナ禍による非対面コミュニケーションが増えたことによる結果だと推測できます。

コミュニケーションは、同期型と非同期型に分類することが可能です。
人が寄り添って業務を遂行する組織だからこそ、コミュニケーションは重要です。
そこで今回は同期型コミュニケーションと非同期型コミュニケーションの特徴をご案内します。

両者のコミュニケーションスタイルを理解して使い分けをしましょう。
適切に使い分ければ、テレワーク時に限らず業務効率が向上するはずです。

■ 同期型コミュニケーションとは

同期型は複数の人が同じ時間を共有してやり取りをするコミュニケーションスタイルです。
代表的なのは会議や電話です。
会議が同じ時間に全員が集まり物事の方向性を決めたり、全員に周知したりします。
オンラインは場所は離れていても同じ時間を共有しますので同期型コミュニケーションに分類されます。
電話による通話も双方が同じ時間に話し合いますので同期型コミュニケーションとなります。

■ 非同期型コミュニケーションとは

非同期型は複数の人が異なる時間でコミュニケーションを成立させるスタイルのことです。
メールやビジネスチャットなどが代表的です。
メールもビジネスチャットもメッセージなどを送るとき、相手を束縛することでは無いので、送る瞬間に相手の状況をさほど気にせず送ることが可能です。

■ オンライン会議などの同期型コミュニケーションの特徴

◇同期型のメリット

参加者全員が同じ時間と情報を共有することにより、即座に情報共有や返答が可能になります。
また、情報共有だけではなく合意を促すシーンでもスピーディーにことが運びます。

◇同期型のデメリット

同期型は結果として参加者の時間を束縛することにつながります。
お互いの時間を拘束しなければ同期型でコミュニケーションを取ることが不可能となります。

■ ビジネスチャットなど非同期型コミュニケーションの特徴

◇非同期型のメリット

作業が中断されず、個々のタイミングで返答が可能となることで時間をコントロールしやすくなります。
返信まで考える時間が確保されますので、同期型と比較して質の高い返答が可能になります。
テキストなり音声なり可視化された内容を基に返答をすることは、やり取りの内容を残すことにつながります。
同期型の口頭での伝達と違い、後々“言った言わない”を避けることになります。

◇非同期型のデメリット

即効性のあるコミュニケーションが阻害されることで、結論が出るまでにそれなりの時間がかかります。
また、通常は口頭でやりとりするよりもテキストなどに残すことは作業負担も増えます。
代表的な非同期型コミュニケーションであるビジネスチャットやメールなどは文字以外の情報が少なくなる傾向が強まり、その結果真意が伝わらなかったりすることが往々に起こります。

■ 中小企業がテレワークを始めるには

オンライン会議ツールなどの同期型コミュニケーションツールとビジネスチャットなど非同期型コミュニケーションツールの両方を導入することを検討してください。
同期型・非同期型の長所短所を理解して、うまく使い分けることが可能になれば、コミュニケーション不足と適切な業務遂行の両立を目指すことが可能になります。

いきなり複数ツールを導入するのが困難であれば、現状の課題と照らし合わせ同期型もしくは非同期型どちらのコミュニケーション強化を優先するかを考えて先に導入するツールをご検討ください。


エヌ・アイ・エル・テレコムではICTツールを活用したコミュニケーション活性化のご支援をしております。
コミュニケーション課題がありましたら、まずはお気軽にご相談ください。

(こちらの記事も是非ご覧ください)

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